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ACTIVIDAD No.1

CONCEPTOS BÁSICOS DE UNA NOMINA

 

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1. Organizar grupos de 4 personas, y leer el material anexo sobre los aspectos importantes al contratar un empleado y sobre los conceptos relacionados con la liquidación de la nómina.

2. Conteste las siguientes preguntas:

1. ¿Por qué es importante pagar al trabajador los salarios y prestaciones conforme a la ley?

2. ¿Cuáles son los aspectos a tener en cuenta al contratar un empleado?

3. Realice un cuadro comparativo sobre los diferentes tipos de contratación.

4. ¿Que es outsourcing y cuáles son las ventajas y desventajas?.

5. Trascriba las fórmulas utilizadas para la liquidación de la nómina.

 

La Nomina

 

Cuando vemos que nuestra empresa empieza a crecer se ve la necesidad de contratar personal para que ayude en las labores diarias, además de buscar el perfil de la persona más adecuada que se adapte a nuestras necesidades, hay que tener en cuenta los aspectos legales pertinentes, los cuales generalmente se desconocen a la hora de vincular trabajadores a la empresa.

 

La legislación Colombiana protege en un alto rango a los trabajadores, es por esta razón que se debe tener precaución a la hora de adquirir este servicio.

 

Aspectos importantes al contratar un empleado

 

Cuando se pacta una relación laboral se debe tener un contrato de trabajo especificando de forma detallada cuáles son las obligaciones de cada una de las partes, hay que tener en cuenta que existen varios tipos de contrato, que además pueden ser verbales o escritos.

Otro aspecto relevante es registrar la empresa en las entidades prestadoras de salud, pensión, ARL, cajas de compensación familiar, SENA y ICBF. Posteriormente vincular el empleado a las respectivas empresas prestadoras del servicio, cuando el trabajador inicie labores ya debe estar afiliado a todo lo anterior.

Deberá tener en cuenta lo establecido en la  Ley 1607 de 2012 en su artículo 25 el cual señala la exoneración del pago de aporte de Parafiscales y Salud para algunas empresas, el texto es el siguiente:

Estarán exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA) y del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta para la equidad (Cree), correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, hasta diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes, Lo anterior no aplicará para personas naturales que empleen menos de dos trabajadores, los cuales seguirán obligados a efectuar los aportes.

Adicionalmente deberá tener en cuenta las siguientes prestaciones que se le deben pagar a un empleador:

Cesantías: equivalen a un mes de salario por cada año trabajado.

Intereses sobre cesantías: son el 12% sobre el valor de las cesantías al terminar el periodo fiscal.

Prima de servicios: equivale a medio salario por cada semestre trabajado.

Por otro lado las vacaciones que son 15 días hábiles remunerados por cada año trabajado, la dotación se debe entregar dos veces al año para empleados que presten sus servicios por más de 3 meses.

Cuando caduque el contrato laboral y deba pagar la liquidación debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 65 del código sustantivo de trabajo:

“Si a la terminación del contrato, el (empleador) no paga al trabajador los salarios y prestaciones debidos, salvo los casos de retención autorizados por la ley o convenidos por las partes, debe pagar al asalariado, como indemnización, una suma igual al último salario diario por cada día de retardo”.

Todo lo anterior puede ayudar a prevenir futuras sanciones o demandas laborales millonarias, es mejor incurrir en estos gastos relativamente pequeños, o buscar otras soluciones como es el outsourcing, el cual consiste en que una empresa contrata a un tercero para que le envíe una persona “empleado” especializado en determinadas labores, la empresa contratante no le pagará al empleado, sino al tercero con el que se contrató el servicio. Con esta modalidad de contratación el empleador deberá entrar a analizar qué es lo más conveniente para su empresa. 

 

Liquidación de una Nomina 

 

Mensualmente o quincenalmente según sea el periodo de pago acordado,  la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y que debe descontarle o deducirle.

 

Fórmulas utilizadas en la liquidación de la nomina

 

Para liquidar los diferentes conceptos que se pueden derivar de un Contrato de trabajo, se utilizan las siguientes formulas:

• Cesantías: (Salario mensual * Días trabajados)/360

• Intereses sobre cesantías: (Cesantías * Días trabajados * 0,12)/360

• Prima de servicios: (Salario mensual * Días trabajados en el semestre)/360

• Vacaciones: (Salario mensual básico * Días trabajados)/720

• Hora extra diurna: Valor hora ordinaria * 1,25

• Hora nocturna: Valor hora ordinaria * 1,35

• Hora extra nocturna: Valor hora ordinaria * 1,75

• Hora ordinaria dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 1,75

• Hora extra diurna dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 2

• Hora extra nocturna dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 2,5

 

Tipos de Contrato en Colombia

Contrato a término fijo (Art. 46 del Código Sustantivo de Trabajo y Art. 28 de la Ley 789 de 2002)

Es un contrato laboral que tiene un límite temporal especificado de manera clara en el contrato. Puede ser prorrogado indefinidamente, salvo en los casos en los cuáles el plazo pactado sea inferior a un año.

Los contratos a término fijo se pueden clasificar en dos modalidades de contratación: contratos con un vencimiento igual o superior a un año y los contratos con un vencimiento menor a un año.

 

Modalidad 1: Igual o superior a un (1) año

• Debe constar siempre por escrito.

• El término de su duración no puede ser superior a tres (3) años, pero puede ser prorrogable de forma indefinida.

• Si hay periodo de prueba debe constar por escrito al inicio del contrato.

• Para su terminación no se requiere aviso previo.

• En caso de terminación unilateral del contrato sin justa causa, el empleador deberá pagar al trabajador una indemnización, en los términos establecidos en el artículo 28 de la Ley 789 de 2002.

 

Modalidad 2: Inferior a un (1) año

• Este tipo de contratos únicamente pueden prorrogarse hasta por tres (3) veces, por periodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año.

• Para su terminación no se requiere aviso previo.

• En caso de terminación unilateral del contrato sin justa causa, el empleador deberá pagar al trabajador una indemnización, en los términos establecidos en el artículo 28 de la Ley 789 de 2002.

 

Contrato a Término Indefinido (Art. 47 del Código Sustantivo de Trabajo)

 

El contrato a término indefinido es aquel que no tiene estipulada una fecha de terminación de la obligación entre el empleado y el empleador, cuya duración no está determinada por la de la obra o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera de manera explícita a un trabajo ocasional o transitorio. Puede hacerse por escrito o de forma verbal.

 

Características

• Si se quieren establecer cláusulas específicas para el contrato es necesario formalizar el contrato a través de un contrato escrito.

• El empleador se compromete a pagar prestaciones sociales, prima de servicios, descansos remunerados y aportes parafiscales.

• En caso de terminación unilateral del contrato sin justa causa, el empleador deberá pagar al trabajador una indemnización, en los términos establecidos en el artículo 28 de la Ley 789 de 2002.

Contrato de Obra o labor (Art. 45 del Código Sustantivo de Trabajo)

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El contrato es por una labor específica y termina en el momento que la obra llegue a su fin. Este tipo de vinculación es característica de trabajos de construcción y de universidades y colegios con profesores de cátedra, que cumplen su labor una vez haya terminado el periodo académico. Este contrato es igual en términos de beneficios y descuentos a los contratos indefinidos y definidos, por ser un contrato laboral.

 Contrato de aprendizaje (Art. 30 de la Ley 789 de 2002)

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Este tipo de contrato es una forma especial de vinculación a una empresa y está enfocada a la formación de practicantes, donde este recibe herramientas académicas y teóricas en una entidad autorizada por una universidad o instituto, con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los medios para que el practicante adquiera formación profesional metódica en el oficio.

La idea de este tipo de contrato es el aprendizaje y que el practicante se incluya al mundo laboral, la remuneración es llamada auxilio de sostenimiento y depende completamente de un convenio entre ambas partes, donde el estudiante no tiene prestaciones sociales. El valor de la remuneración depende de si el practicante es universitario o no, de ser universitario tiene derecho a un salario que debe ser superior o igual al mínimo y si el practicante no es universitario tendrá como base de pago un salario por debajo del mínimo.

 

Contrato temporal, ocasional o accidental (Art. 6 del Código Sustantivo de Trabajo)

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Según el Código Sustantivo del Trabajo, se define el trabajo ocasional, accidental o transitorio, como aquel trabajo de corta duración y no mayor de un mes, que se refiere a labores distintas de las actividades normales del empleador. Es decir, que no tiene que ver con las labores propias que desarrolla el contratante. Por ejemplo, en una oficina de una agencia de viajes aparece una humedad y se hace necesario contratar a un técnico para arreglar el problema. La agencia de viajes necesita un técnico que arregle la pared. El técnico estaría por contrato ocasional porque no va dentro de las tareas rutinarias de la empresa.

Esta forma de contratación puede hacerse por escrito o verbalmente; pero es recomendable hacerlo por escrito, especificando la tarea específica del trabajador para evitar conflictos durante y después de la realización de la labor.

 

Características

• Puede ser verbal o escrito.

• Debe relacionarse con actividades ajenas al objeto social del contratante.

• Su duración nunca podrá ser mayor a treinta (30) días.

 

Contrato civil por prestación de servicios

 

Este tipo de contrato se celebra de manera bilateral entre una empresa y una persona (natural o jurídica) especializada en alguna labor específica. La remuneración se acuerda entre las partes y no genera relación laboral ni obliga a la organización a pagar prestaciones sociales. La duración es igualmente en común acuerdo dependiendo del trabajo a realizar. El empleado recibe un sueldo al cual se le descuenta únicamente por concepto de retención en la fuente.